Оптимизация в кризис – зло или благо? из блога Алена Мосягина

Опыт первого кризиса в качестве владелицы бизнеса я получила в 2008 году. Первые полгода продержала компанию на глубочайшей уверенности, что «Кризис – в голове!», и мы работали с энтузиазмом без особых перемен и перебоев. Во вторые полгода я свернула малодоходные проекты, расширила «линейку продуктов» и предложила клиентам услуги по доступной цене. Еще через несколько месяцев «полегчало», и консалтинговый центр «Стратегия успеха» продолжил работу «как ни в чем не бывало».

На этот раз ситуация в чем-то похожа. Спад рынка наметился в августе прошлого года, все восемь месяцев «кризиса» мы работали много и упорно. Спад у нас начался в марте, и я организовала новый для нас тренинг «Оптимизация внутри компании: люди, деньги, технологии» (фрагменты с тренинга можно посмотреть на нашем ютуб-канале: http://www.youtube.com/channel/UC-P0ugjBzs7O9ZjGm-ArP5w) . Пришлось погрузиться в тему «Оптимизации» - искать в интернете, изучать семинары, опрашивать клиентов и партнеров. Благодаря ситуации я узнала следующее - что делают обычно руководители компаний в кризис:

• Волнуются, нервничают. - Эмоциональное принятие решений.
• Пытаются улучшить сбыт за счет скидок. - Снижение цен, распродажи, демпинг (мне, к примеру, дважды предложили приобрести профессиональную библиотеку для бизнес-тренера по низкой цене);
• Оптимизируют расходы:

- сворачивание проектов развития (инвестиционных);

- закрытие убыточных направлений;

- сокращение зарплат;

- увольнение сотрудников;

- сокращение расходов из категории «ВАЖНОЕ, но не СРОЧНО» (анализ, обучение, стратегические шаги, профилактика, развитие, маркетинг, реклама и др.)

Часть данных шагов, как кофе, бодрит только первые полчаса, а потом может ухудшить ситуацию. А мера сокращения сотрудников в данный кризис вообще опасна. Дело в том, что на этот раз бизнес попал еще и в серьезную демографическую яму! Обычно в кризис из-за увольнений к работодателю выстраивается очередь кандидатов, из которых он может выбрать себе людей по нраву. Но сегодня все не так. Минус десять миллионов человек по сравнению с предыдущим поколением работников – это минус 25% рынка работоспособного населения. Очереди к работодателю не возникло и не возникнет. Вывод? Людей выгодно беречь.

Если сделать анализ, то самые распространенные - два варианта поведения. Условно их можно назвать «Поведение котенка» и «Поведение обезьянки». Эти два животных в минуту опасности ведут себя по-разному:

Котенок: замереть. Временная остановка в развитии, вынужденный простой или даже шаг назад

Обезьянка: активно действовать (напасть или «драпать»). Преобразование компании, и ее продукта в более эффективные.

То есть – можно вести себя пассивно (само пройдет) или активно (взять управление в свои руки). По опросам компании «Стратегия успеха», наши клиенты предпринимают следующие активные действия:

1. Срочное сокращение необязательных затрат, отказ от «излишеств», предметов роскоши. Например, лимитирование командировочных,  представительских расходов, расходных материалов, премий. Уменьшение лишних офисных площадей, выплат дивидендов, закупок мебели, техники, и т.п.

2. Улучшение бизнес-модели компании СНАРУЖИ. Например, оптимизация совместно с компаниями-контрагентами существующие цепочки поставок, платежей, закупок. Также – создание других продуктов, поиск совершенно новых ЦА, разработка новых предложений.

3. Оперативная оптимизация бизнес-процессов ВНУТРИ. А именно: улучшить взаимосвязи, удалить «пустоты», ненужные действия. Следить за рынком труда, «ловить» лучших специалистов. Усилить контроль расходов.

Так что на самом деле помогает бизнесу? Какие шаги по оптимизации следует предпринять? Консалтинговый центр «Стратегия успеха» рекомендует:

Внешние шаги

• Необходимо восполнить нехватку информации, держать руку «на пульсе». Анализ и мониторинг. Отслеживать цены, тенденции, предложения рынка. Быть «в тренде». А также оценивать активность и результативность бизнес-процессов внутри.
• Оптимизация расходов. Без этого не обойтись. Избавиться от всего, что не приносит доход сейчас, договориться с партнерами и поставщиками о снижении цен, других выгодах.
• Разработать новые, интересные потребителю направления для работы – более выгодные, доступные, актуальные
• Проявить заботу о клиентах и партнерах. Быть полезными. Делиться – советами, информацией, связями. Есть правило жертвовать часть доходов, чтобы доходы были стабильными. Благотворительность и не обязательно деньгами, а временем, силами, теми ресурсами, какие есть.

Внутренние шаги. Оптимизация бизнес-процессов. Все, до чего у вас «не доходили руки» - пора сделать!

• Оптимизация внутренних процессов.  Все должны активно работать, понимая, что сейчас каждый рубль достается непросто. Улучшить взаимосвязи ВНУТРИ, удалить  ненужные действия, что-то вынести за пределы компании (аутсорсинг).
• Контроль и дисциплина,  меры против  безответственности.
• Оптимизация в кадрах. Это не обязательно сокращение, а более рациональное распределение обязанностей. Да, возможно, придется работать «за двоих», но это лучше, чем искать работу или потерять доход.
• Платить за результат. Уменьшить оклад, увеличить бонусную составляющую.
• Командная работа. Метод – «Работа через игру», эффект синергии. Да, в кризис это непросто, но важно вносить в повседневность позитив, юмор, сплочение. Поднимать персонал по эмоциональному тону.

Оптимизация, по сути, затрагивает ключевые процессы в условиях кризиса

1. планирование;
2. маркетинг и привлечение клиентов;
3. обслуживание клиентов;
4. закупки;
5. управление персоналом.

Давайте, дополнительно пройдемся по некоторым деталям именно этих процессов

1. Процесс планирования в условиях кризиса переходит на иную технологию – технологию сценарного планирования, которая в рамках нескольких сценариев позволит более гибко и эффективно перераспределять и использовать ресурсы компании на приоритетных направлениях бизнеса. В качестве примера приведу «ROAD MAP» – популярный сейчас тренинг, на котором разрабатываются сценарии развития бизнеса в модели рабочей группы руководителей компании. В сценарном планировании руководство компании делает сразу несколько вариантов планов: что, если ситуация будет развиваться так? Или – так? Таким образом, стратегически появляется готовность к разным вариантам развития событий
   1. Маркетинг

В условиях кризиса процессы маркетинга и, собственно, продаж приобретают главное влияние на выживание и развитие компании. Рекомендация -  сделать анализ – что конкретно приносит вам клиентов. Кроме того, в условиях кризиса в процессы продаж важно вовлекать всех или большую часть сотрудников компании.

1. Обслуживание клиентов. ВЫСОКИЙ СЕРВИС, качественная продажа, выполнение всех стандартов продаж – самое главное. Мы в тренингах именно этим занимаемся уже несколько лет. Проверьте свои стандарты и технологии продаж. Важно повысить мотивацию и самомотивацию тех, кто осуществляет продажи. Работаем на бренд, репутацию.
2. Закупки

Искать новых поставщиков и варианты закупа. Некоторые процессы для стандартных продуктов можно перенести в интернет. Для средних и небольших компаний -  переход к технологии коллективных закупок товаров и услуг. Можно объединяться при размещении заказов у крупных поставщиков - большие скидки и более выгодные условия поставок. Схемы бартерных взаиморасчетов по-прежнему актуальны в кризис.

1. Управление персоналом

Здесь - наиболее сложные и тяжелые решения, ведь для многих компаний затраты на персонал – основная часть расходов. Поэтому многие сразу и сокращают людей - больше шансов выжить.  Так КАК сохранить квалифицированных сотрудников без ущерба для бизнеса?

- увеличение эффективности работы каждого сотрудника. Платить за реальные деньги, доход, результативность. Быть строгим, но справедливым.

- выбрать лучших внутри компании. Сделать внутренний АНАЛИЗ. Следует определить, кого для организации «дешевле»: уволить или сохранить. Используйте систему ГРЕЙДОВ, если позволяет время.

- внутренняя ротация кадров. Объединение задач. Повышение нагрузки и КПД на одного человека, как сказано выше, лучше, чем сокращение вообще.

- аутсорсинг. Использовать отдельную бухгалтерию, Call-центры, IT-специалистов, то есть тех, в  чьих услугах  компания не нуждается ежечасно.

Есть прием «дистанцирование» или смена места работы. Сократить аренду, а не штат. Та часть бизнеса, которая не работает с клиентами, переносится или на дом сотрудники, или в места с низкой арендной ставкой. Для встреч и контактов с клиентами – оставить небольшие офисы в удобных местах. Для некоторых процессов –подумать о внедрении виртуальных офисов.

Подробнее процессы оптимизации мы разбираем в новом тренинге компании «Стратегия успеха» «Оптимизация внутри компании», где обучение построено в формате «рабочей группы». На практике мы формулируем список вопросов-задач для каждого участника и поэтапно находим ответы.

1. Учимся - Не принимать эмоциональных решений, основанных на сиюминутной ситуации, страхах. Не метаться, управление эмоциями. Повышаем себя «по тону», вдохновляемся.
2. Займемся анализом – внутренним и внешним. Актив/ пассив. Снаружи: цены, действия, продукт.
3. Вводим строгий учет и контроль
4. Решаем прямо на тренинге – что можно оптимизировать в бизнес-процессах
5. Тренируемся четко озвучивать персоналу план действий в позитивном ключе
6. Находим идеи (о новых рынках, новых условиях). Осваиваем нематериальные факторы роста.
7. Тренируемся РАБОТАТЬ – лучше, активнее, результативнее.

В заключение скажу – нет четкого ответа на вопрос «Оптимизация это зло или благо?»  Все зависит от контекста. Оптимизация нужна. Но – грамотная. Поэтому мы и делаем это вместе – с клиентами, партнерам, на тренинге и вне его.

Алена Мосягина, бизнес-тренер, консультант, психолог, генеральный директор консалтингового центра «Стратегия успеха» www.strategius.ru